Nieuwe registratieprocedure
Wat is er veranderd?
Dankzij de nieuwe registratieprocedure doorlopen gebruikers vlotter het registratieproces: bijna onmiddellijk wordt hun login gemaakt. Er wordt hen ook duidelijker verteld wat het verschil is tussen de verschillende klanttypes (particulier, feitelijke vereniging, organisatie en vestiging). Een gebruiker kan zich ook makkelijker toevoegen aan een bestaande organisatie.
Hier vind je een overzicht van de manier waarop een gebruiker zich registreert met de nieuwe registratieprocedure.
Voor beheerders zijn organisatietypes de belangrijkste toevoeging.
Organisatietypes stellen je in staat om de organisaties uit je klantendatabase te verdelen in verschillende types en om gebruikers de mogelijkheid te geven om zich snel toe te voegen als contactpersoon bij bepaalde organisatietypes.
- Organisatietypes toevoegen
- Gebruikers voegen zich toe aan een klant
- Filteren op organisatietype
- Meldingen aanpassen
Organisatietypes toevoegen
De organisatietypes die zijn toegevoegd zijn te selecteren door gebruikers wanneer ze een organisatie registreren. In principe duiden gebruikers zelf aan onder welk organisatietype hun organisatie valt.
Als beheerder staat het je volledig vrij om de organisatietypes te creëren die het handigst zijn voor jullie werking. Je kan organisaties indelen naar doelgroep (jeugdbeweging, toneelvereniging,...), erkenning (erkende vereniging van de gemeente, niet-erkende vereniging van de gemeente,...), organisatievorm (vzw, nv,...),...
Om organisatietypes aan te maken, ga je naar de klantendatabase. In het menu bovenaan kies je voor "Configuratie", dan voor "Algemene instellingen" en vervolgens ga je naar het tabblad "Organisatietypes". Daar vind je een overzicht alle reeds toegevoegde organisatietypes.
Door op "Toevoegen" te klikken kan je een nieuw organisatietype toevoegen.
Bij het aanmaken van een organisatietype duid je aan of het een online of een offline organisatietype wordt. Een gebruiker kan bij het registreren van een organisatie elke online organisatietype toekennen aan zijn organisatie. Offline organisatietypes zijn enkel te selecteren door beheerders.
Je geeft het ook een unieke referentie.
Op het tabblad "Vertalingen" geef je een naam aan het organisatietype.
Na het opslaan heb je een nieuw organisatietype gecreëerd.
Gebruikers voegen zich toe aan een klant
In plaats van een nieuwe klant aan te maken, kunnen gebruikers zich bij het registreren laten toevoegen aan een bestaande organisatie. Ze kunnen tussen geregistreerde organisaties zoeken en wanneer ze hun organisatie vinden kunnen ze zich registreren als contactpersoon voor die organisatie.
Maar niet aan iedere organisatie kan een gebruiker zich zomaar toevoegen. Pas wanneer het organisatietype daarvoor opengesteld is door een beheerder, is die mogelijkheid beschikbaar.
Een organisatietype openstellen doe je op klantenbeheer, onder "Configuratie", op de "Algemene instellingen" en daar op het tabblad "Contactpersonen toevoegen". Hier kun je aanduiden voor welke organisatietypes gebruikers zich onmiddelijk kunnen toevoegen als contactpersoon. Wanneer een gebruiker zich toegevoegd als contactpersoon voor een organisatie, kan hij onmiddelijk aanvragen doen in naam van die organisatie.
Wanneer een gebruiker contactpersoon wil worden voor een organisatie die niet onder deze toegevoegde organisatietypes valt, moet hij een aanvraag doen bij de organisatie zelf, of bij beheerders die toegang hebben tot de klantendatabase.
Filteren op organisatietype
Organisaties kun je indelen volgens organisatietype. Het is mogelijk om in de klantendatabase te filteren op de verschillende organisatietypes.
Om te filteren op organisatietype, moet je eerst filteren zodat je enkel organisaties/verenigingen te zien krijgt. Dat doe je door op "Type" aan te duiden dat enkel "Organisatie/vereniging" getoond mogen worden. Vervolgens wordt "Organisatietype" toegevoegd aan de opties van de filter.
Nu kun je filteren op organisatietype.
Meldingen aanpassen
Wanneer een gebruiker een nieuwe klant probeert aan te maken met een bestaand ondernemings- of vestigingsnummer dan tonen we een melding. In de standaardtekst wordt vermeld dat het ondernemingsnummer al in gebruik is.
Maar het kan interessant zijn om de gebruiker ook bijkomende info te geven. De gebruiker is namelijk meestal een klant aan het aanmaken die reeds bestaat in het systeem. Dan kan hij best contact opnemen met de verantwoordelijke binnen jullie organisatie, zodat de gebruiker aan die bestaande klant kan toegevoegd worden.
Zulke specifieke informatie kun je meegeven door de melding aan te passen.
Bij het registreren vragen we vaak gevoelige informatie zoals rijksregisternummers, bankrekeningnummers en ondernemingsnummers. Wanneer die informatie gevraagd wordt, kun je ook tekst meegeven die meer uitleg verschaft over de reden waarom die informatie gevraagd wordt of waar de gebruiker die informatie kan vinden.
Om meldingen en teksten aan te passen, ga je naar de klantendatabase. In het menu bovenaan kies je voor "Configuratie", dan voor "Algemene instellingen" en daar, op het tabblad "Instellingen", kun je de standaardmeldingen aanpassen. Je kan er de teksten aanpassen voor een reeds geregistreerd ondernemings- of vestigingsnummer en tekst toevoegen bij de vraag naar een rijksregisternummer, bankrekeningsnummer of ondernemingsnummer.
Na het invullen en opslaan zijn de teksten aangepast.